SƠ YẾU LÝ LỊCH CÓ XÁC NHẬN CỦA ĐỊA PHƯƠNG: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT

Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương thường có thể xin chứng thực tại UBND xã/phường hoặc Phòng/Văn phòng công chứng có thẩm quyền, không bắt buộc phải về nơi thường trú. Cùng HBR Holdings Careers tìm hiểu chi tiết thủ tục, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng khi xin xác nhận sơ yếu lý lịch trong bài viết dưới đây.

1. Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương là gì?

Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương có thể hiểu là bản sơ yếu lý lịch tự thuật trong đó người khai cung cấp các thông tin cơ bản về bản thân, nhân thân và quá trình học tập, làm việc, sau đó thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký tại cơ quan có thẩm quyền.

Một bản sơ yếu lý lịch tự thuật thường bao gồm các nhóm thông tin như:

• Họ và tên, ngày tháng năm sinh.
• Số định danh cá nhân hoặc thông tin giấy tờ tùy thân.
• Quê quán, nơi thường trú, nơi ở hiện tại.
• Thông tin về trình độ học vấn, chuyên môn.
• Quá trình học tập và công tác.
• Một số thông tin về gia đình tùy theo mẫu sử dụng.
• Lời cam đoan của người khai.
• Chữ ký của người khai.
• Phần dành cho cơ quan thực hiện chứng thực.

2. Xin xác nhận sơ yếu lý lịch ở đâu?

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất là muốn xin sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương thì bắt buộc phải quay về UBND tại nơi đăng ký thường trú.

Trong thủ tục chứng thực chữ ký thông thường, việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Vì vậy, bạn không nhất thiết phải về quê hoặc nơi thường trú chỉ để chứng thực sơ yếu lý lịch.

Hai địa điểm phổ biến mà ứng viên có thể lựa chọn là:

2.1. Xin xác nhận tại UBND xã/phường có thẩm quyền

Bạn có thể đến UBND cấp xã, phường hoặc đơn vị hành chính cấp xã có thẩm quyền để đề nghị chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch.

Điều này đặc biệt thuận tiện đối với sinh viên, người lao động hoặc ứng viên đang sinh sống và làm việc xa nơi thường trú.

Ví dụ, bạn thường trú tại một tỉnh nhưng hiện đang thuê trọ và làm việc ở thành phố khác thì thông thường không cần quay về nơi thường trú chỉ để xin dấu/xác nhận sơ yếu lý lịch.

Khi đến UBND, bạn có thể hỏi tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả về thủ tục chứng thực chữ ký.

Để hạn chế mất thời gian, nên chuẩn bị:

• Sơ yếu lý lịch đã điền đầy đủ thông tin.
• CCCD hoặc hộ chiếu còn giá trị để đối chiếu.
• Số lượng bản cần chứng thực.
• Tiền hoặc phương thức thanh toán lệ phí theo hướng dẫn tại nơi thực hiện.

Đặc biệt, không nên ký tên trước vào sơ yếu lý lịch nếu chưa được cán bộ tiếp nhận hướng dẫn, bởi thủ tục chứng thực chữ ký về nguyên tắc yêu cầu người đề nghị ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

>> Xem thêm: NẮM NGAY CÁCH GHI SỨC KHỎE TRONG ĐƠN XIN VIỆC CHÍNH XÁC VÀ THUYẾT PHỤC

2.2. Xin xác nhận tại các Văn phòng công chứng

Ngoài UBND cấp xã, người có nhu cầu còn có thể lựa chọn Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký.

Đây là phương án phù hợp khi:

• Bạn cần hoàn thiện hồ sơ tương đối gấp.
• Địa điểm công chứng gần nhà hoặc nơi làm việc hơn UBND.
• Bạn cần chứng thực nhiều giấy tờ trong cùng một lần.
• Thời gian làm việc của tổ chức công chứng thuận tiện hơn.

Dù lựa chọn địa điểm nào, bản chất của thủ tục vẫn là chứng thực chữ ký trên giấy tờ, không phải cơ quan chứng thực toàn bộ nội dung lý lịch.

3. Quy trình 3 bước xin xác nhận sơ yếu lý lịch tại địa phương

Thủ tục xin sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương nhìn chung khá đơn giản. Nếu chuẩn bị đúng từ đầu, bạn có thể hạn chế tình trạng phải đi lại hoặc bổ sung giấy tờ nhiều lần.

Quy trình có thể tóm tắt như sau:

3.1. Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ

Trước khi đến nơi chứng thực, bạn nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để quá trình xử lý diễn ra nhanh hơn.

Thông thường cần có:

• Bản sơ yếu lý lịch tự thuật: Đã kê khai đầy đủ thông tin nhưng chưa ký nếu chưa được hướng dẫn.
• CCCD hoặc hộ chiếu còn giá trị: Nên mang bản chính để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và đối chiếu.
• Các bản sơ yếu lý lịch cần chứng thực: Nếu cần nộp nhiều nơi, có thể chuẩn bị nhiều bản ngay từ đầu.

Trong quá trình kê khai, cần đảm bảo những thông tin quan trọng như họ tên, ngày sinh, quê quán, nơi thường trú và số định danh thống nhất với giấy tờ tùy thân.

Không nên tự suy đoán hoặc ghi thông tin khi chưa chắc chắn. Nếu phát hiện sai sau khi đã chứng thực, bạn có thể phải làm lại toàn bộ bản sơ yếu lý lịch.

Đối với mục quá trình học tập và công tác, nên trình bày theo thứ tự thời gian và hạn chế để khoảng thời gian thiếu thông tin nếu mẫu yêu cầu kê khai đầy đủ.

>> Xem thêm: 5+ MẪU EMAIL XIN VIỆC GIÚP TĂNG TỶ LỆ PHẢN HỒI & CÁCH VIẾT CHUẨN

3.2. Bước 2: Nộp hồ sơ và làm thủ tục chứng thực

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, bạn đến địa điểm có thẩm quyền chứng thực.

Tại đây, người tiếp nhận sẽ kiểm tra:

• Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu.
• Bản sơ yếu lý lịch cần chứng thực.
• Khả năng nhận thức và làm chủ hành vi của người ký tại thời điểm thực hiện thủ tục.
• Các điều kiện cần thiết khác theo quy định về chứng thực chữ ký.

Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, bạn sẽ được yêu cầu ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực.

Sau đó, người có thẩm quyền sẽ ghi lời chứng, ký và đóng dấu theo quy định.

Đây chính là lý do bạn không nên ký sẵn sơ yếu lý lịch ở nhà. Việc ký trước có thể khiến quá trình chứng thực phát sinh thêm bước xác minh hoặc phải thực hiện lại chữ ký theo hướng dẫn.

3.3. Bước 3: Đóng phí và nhận kết quả

Sau khi hoàn thành thủ tục, người yêu cầu thực hiện nghĩa vụ thanh toán phí chứng thực theo quy định và các khoản dịch vụ phát sinh nếu có.

Khi nhận lại sơ yếu lý lịch, đừng vội rời đi. Hãy kiểm tra một lượt:

• Họ tên trên giấy tờ có đúng không.
• Chữ ký có đúng vị trí không.
• Phần lời chứng đã được ghi đầy đủ chưa.
• Có chữ ký của người có thẩm quyền hay chưa.
• Có dấu của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực hay chưa.
• Số lượng bản nhận lại có đủ hay không.

Nếu phát hiện sai sót, nên hỏi ngay cán bộ tiếp nhận để được xử lý trước khi sử dụng hồ sơ.

>> Xem thêm: [BẬT MÍ] CÁCH XIN NGHỈ VIỆC 1 NGÀY VÀ NHỮNG LÝ DO TINH TẾ

4. Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương có thời hạn bao lâu?

Pháp luật hiện không quy định thời hạn sử dụng cố định đối với sơ yếu lý lịch được chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, khi tuyển dụng, nhiều doanh nghiệp thường yêu cầu hồ sơ được xác nhận trong vòng 3 - 6 tháng gần nhất.

Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, bạn nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của đơn vị tuyển dụng. Nếu không có quy định riêng, nên sử dụng bản được xác nhận gần thời điểm nộp để đảm bảo thông tin còn cập nhật.

5. Lệ phí và thời gian giải quyết sơ yếu lý lịch có xác nhận

Theo quy định hiện hành, phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp; một trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.

Về thời gian giải quyết, yêu cầu chứng thực thường được xử lý ngay trong ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.

>> Xem thêm: HỒ SƠ NHÂN SỰ LÀ GÌ? 7 BƯỚC QUẢN LÝ CHUẨN CHUYÊN GIA DÀNH CHO HR

6. Những lưu ý quan trọng để không bị từ chối xác nhận

Trước khi mang sơ yếu lý lịch đi chứng thực, bạn nên kiểm tra kỹ nội dung đã kê khai để hạn chế phải sửa hoặc làm lại hồ sơ. Một số điểm cần lưu ý gồm:

• Kê khai thông tin chính xác và thống nhất: Họ tên, ngày sinh, quê quán, nơi thường trú, số định danh cá nhân cần khớp với giấy tờ tùy thân.
• Không tẩy xóa quá nhiều: Nếu ghi sai nhiều nội dung, nên sử dụng bản mới để hồ sơ sạch sẽ và dễ kiểm tra.
• Điền đầy đủ các mục cần thiết: Với những nội dung không áp dụng hoặc không có thông tin, nên ghi theo hướng dẫn của mẫu thay vì tùy ý để trống.
• Trình bày rõ ràng, dễ đọc: Nếu viết tay, nên sử dụng cùng một màu mực và hạn chế viết tắt.
• Kiểm tra quá trình học tập, công tác: Các mốc thời gian nên được trình bày theo thứ tự và tránh nhầm lẫn giữa các giai đoạn.
• Chuẩn bị đủ số bản cần sử dụng: Nếu đang ứng tuyển nhiều doanh nghiệp, bạn có thể chuẩn bị nhiều bản cùng lúc để thuận tiện hơn.
• Kiểm tra yêu cầu của đơn vị tuyển dụng: Một số doanh nghiệp có thể yêu cầu sơ yếu lý lịch được chứng thực trong khoảng thời gian nhất định hoặc sử dụng mẫu hồ sơ riêng.

Sau khi nhận lại hồ sơ, bạn cũng nên kiểm tra thông tin, chữ ký, lời chứng và dấu chứng thực trước khi rời khỏi nơi thực hiện thủ tục để kịp thời xử lý nếu có sai sót.

Tóm lại, sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương có thể được chứng thực tại UBND xã/phường hoặc Phòng, Văn phòng công chứng có thẩm quyền mà không nhất thiết phải về nơi thường trú. Khi thực hiện, bạn nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân, kê khai thông tin chính xác và ký tên theo hướng dẫn để thủ tục diễn ra nhanh chóng, tránh phải bổ sung hoặc làm lại hồ sơ.